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05 Prozessoptimierung
Wer zum ersten Mal die Prozesse und Abläufe in seinem Unternehmen optimiert, wird überrascht sein, wie viel Zeit und Geld dadurch eingespart werden kann. Wir klären auf, weshalb Prozessoptimierung so wichtig ist, welche Methoden besonders wirksam sind und wie dir unser eigens entwickeltes, kräh-atives Optimierungs-Tool dabei helfen kann, die Prozesse und Abläufe in deinem Betrieb effektiver und effizienter zu gestalten.
Hier kommst du schnell zu den 4 Bereichen:
A | Was ist Prozessoptimierung?
B | Methoden der Prozessoptimierung
C | Optimierungstools
D | Tipps zur Prozessoptimierung
A | Was ist Prozessoptimierung?
Es geht bei der Prozessoptimierung darum, Abläufe und Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten, um Zeit und Geld zu sparen. Nimm dir dabei immer kleine Etappenzeile vor, welche du laufend bei deinen Prozessen optimieren möchtest. Denn die Optimierung der Prozesse/Abläufe geschieht in einem Kreislauf, welchen du mit kleineren Zielen effektiver nutzen kannst. Zusätzlich werden Etappenziele genutzt, da die Optimierung bei vielen Prozessen meist nie ganz abgeschlossen ist.
Die Prozessoptimierung besteht auch zu einem gewissen Grad aus Digitalisierung und Automatisierung. Denn wenn du in den richtigen Bereichen entsprechende Tools nutzt, kannst du deine Produktivität und Qualität verbessern, sowie sinnlos lange Prozessketten verkürzen.
Tipp: Vergiss vor allem nicht bei großen Veränderungen deine Mitarbeiter mit einzubinden, da diese mit den neuen Tools und Optimierungen tagtäglich arbeiten müssen.
Wo kann Optimierung stattfinden?
- Produktionsstrecken
- Lieferketten
- Kommunikation zwischen den Mitarbeitern
- Handhabung von Projekten
- Verbesserungen von Software
- Verkauf (durch z.B. Shoplösungen)
- Flächenaufteilungen von Räumen
- uvm.
Welche Ziele kann ich mit der Prozessoptimierung erreichen?
- Allgemeine Senkung der Kosten
- Verbesserungen der Kommunikation
- Optimierung der Auslastung
- Reduzierung von Ressourcen
- Produktivität steigern
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Bessere Nutzbarkeit der Flächen
- Reduzierung der Zeiten
- uvm.
B | Methoden der Prozessoptimierung
Es gibt viele verschiedene Methoden für die Prozessoptimierung, welche genutzt werden können. Wir haben dir daher drei einfache Methoden herausgesucht und werden dir diese genauer erklären.
1 | PDCA-Zyklus
Eine der wahrscheinlich bekanntesten Methoden der Prozessoptimierung ist der PDCA-Zyklus. Dieses Tool wird verwendet, um Prozesse zu verbessern und Änderungen direkt umzusetzen/realisieren.
Der PDCA Zyklus besteht auf folgenden vier Schritten:
Planen (Plan): Überlege dir, welches Problem zu lösen ist und erstelle einen Plan wie du dieses lösen kannst.
Durchführen (Do): Nun kannst du den Plan in einem kleinen Maßstab umsetzen.
Überprüfen (Check): Schau dir die Testumsetzung an und bewerte diese.
Handeln (Act): Nachdem du die Testumsetzung überprüft hast, kannst du anhand der Auswertung entscheiden, ob du die Prozessänderung so in dein Unternehmen einbinden möchtest.
Dieser Zyklus ist ein Verbesserungszyklus und du kannst somit Abläufe/Prozesse so lange in diesen Zyklus durchlaufen lassen, bis dein Team die gewünschten Ergebnisse erzielen.
2 | Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Als nächste Möglichkeit für die Prozessoptimierung möchten wir dir die Geschäftsprozessmanagement-Methode vorstellen.
Diese Methode hilft dir vor allem bei der Analyse und Verbesserung deines Prozesses, denn dein Unternehmen ist wie ein kleiner Organismus, der ständig mitwächst und Veränderungen unterlauft. So kann es zum Beispiel sein, dass dein Team Prozesse eingeführt hat, die bei einem kleinen Team reibungslos funktionieren, aber bei einem größeren und wachsenden Team Probleme bereitet.
Hier hilft dir dann die BPM, denn diese unterstützt dein Team beim Identifizieren von Engpässe, Automatisieren von manuellen Arbeitsvorgängen und Entwickeln von Strategien zur Verbesserung der Effizienz.
Bei der Geschäftsprozessmanagement-Methode gehst du wie folgt vor:
- Analyse: Mach als Erstes eine Prozessmodellierung. Hierfür nimmst du deine Prozesse genau unter die Lupe und bildest diese von Anfang bis Ende ab.
- Modellierung: Nun skizzierst du, wie du dir den Prozess vorstellst. Du wirst dabei Ineffizienz relativ gleich aufdecken und eine Strategie zur Problemlösung entwickeln können.
- Implementierung: Als Nächstes setzt du deinen Plan in die Tat um. Achte hierbei darauf, dass du Erfolgskennzahlen einführst, damit du genau beobachten kannst, ob die Änderungen den gewünschten Erfolg bringen.
- Monitoring: Beobachte den Prozess nun eine gewisse Zeit lang und entscheide anhand der ermittelten Erfolgskennzahlen, ob deine Änderungen erfolgreich sind oder nicht.
- Optimierung: Nun haltest du deinen Prozess immer im Blick, damit du hier nach Ineffizienz Ausschau hältst, während sich dein Prozess immer weiterentwickelt.
3 | Kaizen
Eine ebenfalls weit verbreitete Methode ist die Kaizen Methode. Sie ist eine Management-Philosophie, welche ursprünglich aus Japan kommt. Wie der Name verrät: Beim Kaizen = „Veränderung zum Besseren“ geht es darum, schrittweise deine Prozesse zu verbessern und zu perfektionieren. Diese Verbesserungen sind meist klein, aber konstant, und können so mit dem Unternehmen mitwachsen. Du gibst den Mitarbeitern zudem die Möglichkeit und Freiheit, Prozesse selbstständig zu optimieren.
Bei der Kaizen-Methode gibt es drei Hauptarten von Verschwendung, welche die Probleme eines Prozesses oder Ablaufs beeinflussen können:
- Muda (Verschwendung): Dies sind Praktiken, die dich Ressourcen kosten, aber keinen Mehrwert schaffen.
- Mura (Unausgeglichenheit): Hier liegt der Kern bei den Überproduktionen, durch die Verschwendung durch z.B. überschüssige Produkte entsteht.
- Muri (Überlastung): Bei Muri legst du deinen Schwerpunkt auf Überbeanspruchung von Ressourcen, dies können abgenutzte Maschinen, aber auch überarbeitete Mitarbeiter sein.
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C | Optimierungstool
Du kannst deine genutzten Methoden der Prozessoptimierung mit Optimierungstool unterstützen. Diese Tools helfen dir, deine Zeit- und Kosten-Fresser aufzuzeigen, und diese auch zu verbessern. Du kannst z.B. durch eine Software kontrollieren, wie die Reihung deiner Maschinen am effektivsten ist. Du kannst aber auch Mind-Mapping Tools Einsätzen, um mit deinen Mitarbeiter Ideen für die Verbesserung eines Prozesses aufzulisten, oder um Ineffizienz schneller aufzudecken.
Du kannst somit als Hilfe ganz einfache Tools nutzen, um dir deine Prozessoptimierung zu vereinfachen.
Wir Krähen möchten dir zwei Tools vorstellen:
1 | Polymode
Polymode ist eine interaktives 3D-Tool, welches du speziell auf deine Bedürfnisse anpassen kannst und direkt von uns Krähen entwickelt wurde.
Gemeinsam mit dir gehen wir deine Prozessoptimierung durch und finden heraus, was dein Optimierungstool alles können sollte. Polymode wird dann individuell auf deine Bedürfnisse und Funktionen angepasst. So hast du die volle Freiheit und zahlst nur für die Funktionen, die du tatsächlich benötigst.
Polymode kannst du als Tool für
- die Berechnung von den Arbeitswegen (im Haus) deiner Mitarbeiter nutzen.
- die Flächenoptimierung nutzen. Dafür wird deine Produktionshalle in 3D nachgebaut und du kannst testen, wo welche Maschine am besten aufgestellt werden sollte.
- für interaktive 3D Anleitungen verwenden. Dies kann helfen, dein Support-Team zu entkräften, da diese deinen Kunden einfach den Link mit der Anleitung schicken können.
- uvm.
Deine Vorteile:
- Ansprechpartner in deiner Nähe
- Freie Entscheidungsgewalt
- Individuelles Tool, ganz auf deine Bedürfnisse angepasst
- Kann jederzeit mit neuen Funktionen erweitert werden
2 | Ninox
Du kannst mit Ninox deine kompletten Geschäftsprozesse in einem Tool abbilden. Es spielt dabei keine Rolle, ob es um Analysen, Projektmanagment, CRM oder ERP geht. Von automatisiert ausgefüllten Verträgen, erstellten Tickets über ein Supportportal bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung ist alles abbildbar mit Ninox.
Wir sind auch offizieller Ninox-Partner und können dir dein gewünschtes Tool zusammen stellen. Melde dich einfach bei uns und bei einem Erstgespräch decken wir deine Bedürfnisse auf. Im Anschluss überlegen wir uns mit dir, wie du dies am besten dargestellt haben solltest und schon hast du deine individuelle Software für deine Geschäftsprozesse.
Was kann Ninox?
- Personalübersicht (Stempelsystem, Urlaubsübersicht, Urlaubsanträge können direkt erstellt werden, Soll und Ist-Stunden können angezeigt werden)
- Automatisierte Rechnungs- und Mahnungserstellung
- Automatisierter Versand von Rechnungen und Angeboten
- Analysen für Marketing können auf einen Knopfklick gemacht werden
- Projektmanagement (Erstellung von Projekten mit Status, Kommentarfunktionen bei den Projekten, Zeitplan für Projekte, Projektunterteilung in einzelne Aufgaben, etc.)
- uvm.
Deine Vorteile:
- Ninox wurde in Deutschland entwickelt (keine Probleme mit DSGVO)
- Regionaler Ansprechpartner
- Individuelle Funktionen
- Basiert auf Cloud Basis und ist somit von überall zugänglich
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D | Tipps zur Prozessoptimierung
Hier geben wir dir noch einige Krähentipps zur Prozessoptimierung mit:
- Binde bei jeder Prozessoptimierung immer deine Mitarbeiter ein, denn so motivierst du sie, die Änderungen anzunehmen. Dies kannst du z.B. mit einem Workshop tun.
- Stelle die Prozesse sowie die Kosten der Ineffizienz visuell dar, damit auch deine Mitarbeiter verstehen, wieso dies geändert werden sollte.
- Hör deinen Mitarbeitern zu, wenn sie zu dir kommen und dir mitteilen, dass sie Ideen zur Verbesserung haben, auch wenn du gerade die Prozessoptimierung nicht als Projekt hast. Denn so motivierst du sie, einen Teil der Prozessoptimierung zu übernehmen.
- Wenn du die Probleme im Prozess mit deinen Mitarbeitern aufgedeckt hast, lass deine Mitarbeiter die Recherche, sowie Lösungsvorschläge erarbeiten. Denn so übergibst du dies jemanden, der tagtäglich mit diesen Problemen zu kämpfen hat und erhältst die Rolle des Entscheiders.
- Bei KMUs gibt es oft nicht Abteilungen mit Aufgaben sondern es sind meist Personen. Nimm beim Skizzieren der Prozesse somit anstelle der Aufteilung in Abteilungen die Personen, welche für diese Aufgaben zuständig sind, her.
- Die meisten Fehler bzw. die meiste Ineffizienz ist meist bei der Kommunikation zwischen dem Weitergeben/Weiterverarbeiten des Auftrags der Mitarbeiter untereinander. Hier fehlen oftmals Informationen, welche z.B. Mitarbeiter 02 braucht aber nochmal nachgehen muss beim Kunde, weil z.B. Mitarbeiter 01 diese Information nicht mit weitergegeben hat.
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